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Das perfekte Briefing für eine Website

Andre Riechert

Andre Riechert

CEO

Sie möchten uns oder eine Agentur damit beauftragen für Ihr Unternehmen eine neue Website zu erstellen? Es gibt gleich mehrere Gründe etwas Zeit in ein gutes Briefing für Ihre Agentur zu investieren.

Ein gutes Briefing stellt sicher, dass über die Ziele und Anforderungen an die Website Klarheit zwischen Agentur und Kunde besteht. Durch ein gutes Briefing kann die Agentur schneller effektive Ideen und Lösungen für Sie erarbeiten. Ein gutes Website Briefing spart Zeit und Geld und erhöht die Qualität der Website. Ihr Briefing ist außerdem die Basis einer seriösen Kosten- und Zeitplanung. Das Website Briefing stellt für jede Agentur den zentralen Leitfaden dar, an dem sich der gesamte kreative Prozess der Agentur orientiert.

Für den Inhalt eines Briefings gibt es keinen Standard. Die Anforderungen an ein Briefing ist von Agentur zu Agentur unterschiedlich und auch von der Art und dem Umfang des Projekts abhängig. Bei einer Website zu reinen Präsentation und Verkaufszwecken sind für für viele Agenturen vor allem Informationen zu übergeordneten Themen wie Philosophie, Werte und und Angebot Ihres Unternehmens wichtig. Planen Sie ein größeres Website Projekt wie die Entwicklung und Einbindung einer komplexen Webapplikationen in Ihre Website, geht es schnell ins Detail. Um den Aufwand eines solchen Projekts einschätzen zu können, benötigt die Agentur ein detailliertes Lastenheft in dem alle Ihre Anforderungen genau beschrieben werden.

Es ist also schwierig pauschal zu sagen was Ihr Website Briefing enthalten muss. Es sei aber gesagt, dass der Inhalt eines Website Briefings maßgeblich die Qualität des Endprodukts beeinflusst. Achten Sie aber darauf, Ihrer Agentur den nötigen Freiraum für ihre Arbeit zu lassen und sie nicht in ihrer Lösungskompetenz einzuschränken. Anforderungen sollten deshalb so allgemein wie möglich und so einschränkend wie nötig formuliert werden. Nehmen Sie aber auf jeden Fall genug Zeit um sich über Ihr Website-Projekt Gedanken zu machen.

Egal ob Sie schon mal ein Website-Projekt gemanagt haben oder nicht, die folgenden Punkte helfen Ihrer Agentur dabei das maximale Ergebnis aus Ihrem Budget rauszuholen:

1. Über Ihr Unternehmen

Informationen über das Unternehmen des Auftraggebers werden in Website Briefings oft vergessen. Ihre Agentur muss aber alles wichtige über Ihr Unternehmen wissen! Ausführliche Informationen über Geschichte, Marke, Größe, Mitarbeiter und Ihrem Standort helfen der Agentur Sie besser kennen zulernen.

Geben Sie der Agentur eine Übersicht über Dienstleistungen und Produkte die Sie vertreiben und beschreiben Sie Ihre Werte und Ihr Leitbild. Setzen Sie die Agentur außerdem über all Ihre zukünftigen Pläne wie Wachstumsstrategien etc. in Kenntnis.

2. Zielgruppe

Geben Sie sich Mühe dabei die Menschen zu beschreiben, welche Sie mit der Website erreichen möchten. Beschreiben Sie Ihren idealen Kunden. Dies hilft der Agentur eine Website zu designen welche Ihre Zielgruppe effektiv anspricht und von Ihren Produkten überzeugt.

Was möchte Ihr Kunde sehen? Welche Bedürfnisse hat er? Welche Kaufmotive und Motivation treibt ihn an? Ihre Agentur kann sich in der Regel nur wenig Zeit nehmen sich mit Ihrer Zielgruppe auseinanderzusetzen und benötigt deshalb alle wichtigen Informationen über Ihre Kunden.

3. Ziele Ihrer neuen Website

Was sind Ihre Ziele für die neue Website? Ein Ziel stellt sicher, dass Ihre Agentur die Website auch so ausrichtet, dass diese auf Ihre Unternehmens und Marketingziele einzahlt. Die gängigsten Ziele sind eine Kombination aus folgenden:

  • Steigern der Markenbekanntheit
  • Binden bestehender Kunden an das Unternehmen
  • Erhöhen der Verkäufe
  • Generieren von Leads und Anfragen
  • Erhöhen der Sichtbarkeit der Website in Suchmaschinen
  • Entwicklung von speziellen Funktionen für Ihre Zielgruppe wie eine Plattform oder ein Service
  • Geschäftspartnern und Interessenten einen ersten Eindruck vermitteln
  • Journalisten eine Anlaufstelle für Informationen geben
  • Recruiting von neuen Mitarbeitern
  • Erhöhung des Kundendialogs mit einer E-Learning Plattformen oder einem Blog

Falls Sie es für wichtig erachten, fügen Sie Ihrem Website Briefing einen Abschnitt über Ihre alte Website hinzu. Was hat gut funktioniert, was nicht? Was möchten Sie behalten, was los werden? Warum?

4. Konkurrenten und Websites die Ihnen gefallen

Welches sind Ihre direkten Konkurrenten? Ihre Agentur erlang durch die Analyse Ihre Konkurrenz ein besseres Marktverständnis und kann außerdem analysieren, was Ihre Konkurrenz gut macht und was nicht. Sie können von Ihren Konkurrenten auch bestimmte Bereiche hervorheben, die Ihnen besonderes gut oder schlecht gefallen um der Agentur aufzuzeigen, was gut zu Ihrer neuen Website passen könnte und was nicht.

Damit die kreative Arbeit Ihrer Agentur direkt in die richtige Richtung geht, zeigen Sie dieser welche Seiten Ihnen gefallen. Welches Layout, Farbschemata, Typografie und Bildsprache gefällt Ihnen und passen zu Ihren Kunden?

5. Look & feel

Versuchen Sie auf Basis Ihrer Vorarbeit mit Ihren Konkurrenten und den Websites die Ihnen gefallen zu beschreiben, wie das Look & Feel Ihrer neuen Website sein soll.

Der Begriff „Look & Feel“ beschreibt den bei der erstmaligen Betrachtung einer Website entstehenden Wahrnehmungseindruck. Dieser erste Eindruck bestimmt, ob der Besucher der Website sich näher mit den dargestellten Inhalten befasst oder nicht und entscheidet maßgeblich darüber ob der Webauftritt ein Erfolg wird.

Als Beispiel:

Unsere neue Website richtet sich an Athleten. Wir stellen uns einen sauberen, modernen und sportlichen look vor. Die Farben Rot/Weiß/Blau, wie auf der Website abc.de, sollten gut mit der Zielgruppe harmonieren und wir denken, es würde der Website ein frisches Aussehen verleihen. Ein Font wie auf der Website xyz.de könnte gut aussehen. Die Website soll ein Gefühl von Sportlichkeit, Performance und Herausforderung vermitteln und die Besucher dazu motivieren ihre sportlichen Ziele zu erreichen. Diese Sportlichkeit soll vor allem auch durch zur Zielgruppe passenden Bildern von sportlichen Menschen vermittelt werden.

Achten Sie auch auf Eigenschaften und Features der Benutzeroberflächen welche Ihnen gefallen. Mögen Sie lieber echte Fotografie oder Illustrationen? Wie viel freie Hand möchten Sie hier den Designern Ihrer Agentur geben?

6. Technische Features und Anforderungen

Dieser Punkt ist vor allem für größere Projekte wichtig. Um zu vermeiden, dass sich der Umfang des Projektes später erhöht und so zusätzliche Kosten entstehen (genannt Scope Creep), gehen Sie hier so gründlich wie möglich vor:

  • Besteht auf Ihrer Website für den Benutzer die Möglichkeit sich einzuloggen? Wie ist der Anmeldeprozess? Was soll der Benutzer nachdem er sich eingeloggt hat sehen? Beschreiben Sie jede Funktion die benötigt wird.
  • Soll die Website eine E-Commerce Funktionalität haben? Wenn ja, beschreiben Sie die Produktkategorien und Variationen, möglicher Produktkonfiguratoren, Zahlungsarten, die Kalkulation der Versandkosten, Sendungsverfolgung, Rabattcodes etc.
  • Soll die Website mit externen Feeds oder APIs kommunizieren? Wenn ja, benötigt die Agentur Details und Beispiele hierzu.
  • Welche Daten sollen auf Benutzerprofilen dargestellt werden? Nach welchen Kriterien sollen nach diesen gesucht werden können?

Fügen Sie außerdem eine Liste mit allgemeinen Anforderungen bei:

  • News/Blog
  • Forum
  • Interaktive Karte
  • Eventkalender mit Onlinebuchungsystem
  • Portfolio
  • Team-Seite

7. In-House Anforderungen

Beschreiben Sie, wie die Website im day-to-day Business verwaltet wird. Wie regelmäßig werden Sie diese aktualisieren und Content hinzufügen? Benötigen Sie irgendwelche Datenexporte von der Website? Möchten Sie irgendwelche Daten sammeln die über die Fähigkeiten eines Standardanalyseprogramm wie Google Analytics hinausgehen?

8. Content

Stellen Sie der Agentur den Content für die neue Website zur Verfügung? Wenn ja, wäre hier ein guter Zeitpunkt um Ihrem Briefing eine grobe Inhaltsplanung beizufügen. Wie viele Seiten wird Ihre Website insgesamt enthalten?

Seien Sie sich im klaren darüber, wer bei Ihnen In-House für die Erstellung der Inhalte zuständig ist, und wie hier der Genehmigungsprozess abläuft. Die Bereitstellung der Inhalte an die Agentur ist oft ein Knackpunkt welches oft für eine Verzögerung der Veröffentlichung einer Website sorgt.

Welche Fotografien, Illustrationen und Grafiken stehen aktuell zur Verfügung? Wird hier noch etwas zusätzlich benötigt? Kümmern Sie sich möglichst zeitnah um alle Inhalte oder beauftragen Sie die Agentur mit der Umsetzung der Inhalte, wenn Sie nicht In-House nicht die nötige Zeit oder Kompetenz haben um diese zu erstellen.

9. Hosting, Support & Wartung

Soll die von Ihnen ausgewählte Agentur die Website für Sie hosten? Alternativ können Sie über das Hosting der Website auch andere Vereinbarungen treffen z. B. wenn Sie schon einen bestehenden Vertrag bei einem Hostinganbieter haben.

Wie viel laufenden Support benötigen Sie für Ihre Website? Was benötigen Sie nach dem Launch der Website um weiter nach vorne zu kommen? Möchten Sie die Wartung der Website übernehmen oder ist die Agentur für Updates etc. zuständig?

10. Online Marketing & SEO

Die schönste, tollste und beste Website nützt nichts, wenn sie niemand besucht. Online Marketing ist ein wichtiger Aspekt für den Erfolg Ihrer neuen Website. Wenn Sie bereits einen (Online-)Marketing-Plan in der Schublade habe, teilen Sie diesen unbedingt mit der Agentur.

Jede neue Website erfordert eine gut durchdachte und geplante Online-Strategie und Sie sollten hierfür unbedingt etwas an Budget einplanen. Online-Marketing-Kanälen wie Suchmaschinenoptimierung, Google Ads, Facebook Ads und E-Mail-Marketing sind heutzutage Leistungsfähig den je. Auch wenn Online Marketing nach und nach traditionelle Werbeformen verdrängt, sollten Sie diese nicht vergessen.

11. Deadline

In manchen Fällen ist eine genaue Zeitplanung nicht wichtig und für das Website-Projekt steht so viel Zeit zur Verfügung wie benötigt wird, um zum gewünschten Endresultat zu kommen. In anderen Fälle, gibt es eine Deadline bis die Website fertig werden muss.

Wenn Ihre Agentur Ihre Zeitplanung weiß, kann diese besser ihre Ressourcen planen und einsetzen um Ihren Zeitplan einzuhalten.

12. Den Erfolg messen

Wie möchten Sie den Erfolg Ihrer neuen Website messen? Gibt es Verkaufsziele oder eine Anzahl an Besuchern die Sie erreichen möchten? Eine gute Agentur ist in der Lage Ihnen beratend zur Seite zu stehen und Dienstleistungen anzubieten, um Ihre Ziele zu erreichen.

13. Budget

Warum muss Ihre Agentur Ihr Budget wissen? Leider wissen viele Auftraggeber nicht was die Dienstleistungen einer Digital-Agentur kosten. Durch eine grobe Budgetvorgabe weiß Ihre Agentur ob deren Dienstleistungen zu Ihren Vorhaben passen.

Sollte Ihr Budget nur wenige Hundert Euro betragen, wird diese Ihnen wahrscheinlich ein Website Builder wie Jimdo oder 1&1 IONOS empfehlen. Denken Sie daran, dass Sie eine Agentur für eine Dienstleistung bezahlen, nicht für ein Produkt, wie bei einem Website Builder. Ihr Briefing muss ein grobes Budget enthalten, damit Ihre Agentur planen kann, wie Ihr Geld verwendet werden kann um Ihre Ziele zu erreichen.

Eine Agentur kann mit einem höheren Budget mehr Zeit für ein benutzerfreundliches Design, für die Optimierung der Ladegeschwindigkeit oder eine optimale Darstellung der Website auf Smartphones und Tablets etc. einplanen. Bei einem niedrigeren Budget, wird die Agentur wissen welche Kernpunkte wichtig sind um eine erfolgreiche erste Version der Website zu erstellen. Ein Budgetrahmen wie z.B. 7.500 € – 10.000 € zu definieren, ist der beste Weg für eine gute Planung.

Wenn sie etwas Zeit und Mühe in Ihr Briefing investiert haben, werden Sie nicht nur ein viel klareres Bild davon haben was Ihre Ziele sind, sondern können Ihr Briefing nun auch dazu nutzen, um von Ihrer Agentur einen klaren Kosten-, Zeitplan und ein Angebot bekommen.

Wenn Sie direkt von uns ein Angebot für die Umsetzung Ihrer Website möchten, können Sie hier eine Online Version dieses Briefings ausfüllen.

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